TIMIKA, Koranpapua.id– Pemerintah Distrik (Pemdis) Mimika Baru (Miru), Kabupaten Mimika, Provinsi Papua Tengah melaksanakan sosialisasi Tata Naskah Dinas yang terbaru kepada sebelas kelurahan yang ada di wilayah Miru.
Sosialisasi ini bertujuan untuk menyeragamkan pelayanan administrasi pemerintahan di lingkup Pemerintah Kabupaten Mimika berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 1 Tahun 2023, tentang Tata Naskah Dinas.
Sosialisasi berlangsung di salah satu hotel di Timika, Selasa 25 Juni 2024 dihadiri Alan Jaya Tassa, Sekretaris Distrik Miru, para lurah dan staf kelurahan.
Kegiatan yang dibuka oleh Anace Hombore, Asisten III Bidang Administrasi Umum Setda Mimika, menghadirkan Irvan Leka, Kepala Sub Bagian Ortal Setda Mimika sebagai pemateri dan Hendra, staf Ortal sebagai operator.
Johannes Rettob, Plt. Bupati Mimika dalam sambutannya yang dibacakan Anace mengatakan, ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas.
Ia menjelaskan ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Karenanya dalam rangka penyeragaman tata naskah dinas, maka Pemerintah Kabupaten Mimika perlu melaksanakan amanat Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.
Ia menjelaskan Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 yang juga mengatur tentang tata naskah dinas sudah tidak sesuai dengan perkembangan organisasi dan peraturan perundang-undangan.
Karena itu diharapkan kepada aparat pemerintah baik kabupaten maupun distrik untuk dapat memahami dan melaksanakan tata naskah dinas yang terbaru.
“Aturan yang terbaru sebagai acuan dasar tertib administrasi perkantoran sesuai perkembangan pemerintahan dan pembangunan,” ujarnya.
Dikatakan, pembekalan ilmu tata naskah sangat penting untuk mewujudkan tertib administrasi dalam hal tata naskah dinas.
Karenanya diharapkan dengan sosialisasi ini dapat memberikan pembinaan, pengawasan dan penyeragaman tata naskah dinas di semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
John Rettob menekankan pentingnya peningkatan sistem kerja di lingkungan pemerintah untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
Dengan sistem kerja yang baik di lingkungan pemerintah menjadi kunci utama untuk mewujudkan pelayanan publik yang prima.
Guna mewujudkan hal tersebut, diperlukan peningkatan kualitas sistem kerja menjadi suatu yang mendesak untuk diterapkan.
Dengan cara menjadikan acuan umum sistem pengelolaan tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk teknis.
Adanya keseragaman tata naskah dinas memiliki tujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis, sehingga berdayaguna serta meningkatkan tertib, efisiensi dan efektivitas administrasi penyelenggaraan pemerintah daerah.
Irvan dalam materinya menjelaskan dalam membuat surat resmi sesuai aturan baru menggunakan A4 bukan lagi F4. Begitupun penomoran suratnya dan penggunaan stempel juga sudah berubah.
Ini mengacu arahan Dinas Perpustakaan berdasarkan Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 sebagai pedoman.
Dalam Permendagri ini berbicara tentang kewajiban lembaga di pusat, provinsi, kabupaten dan kota.
Sedangkan kabupaten dan kota juga provinsi perlu mengevaluasi lagi untuk penyempurnaan dari peraturan-peraturan tersebut.
“Permendari yang dibuat oleh Mendagri sebagai payung hukum untuk diterapkan di provinsi, kabupaten dan kota,” jelas Irvan.
Dalam pembuatan surat keluar menggunakan kop Pemerintah Kabupaten Mimika dan ditandatangani Kadistrik atau pejabat pengganti disertai cap distrik. Setiap surat keluar wajib ada arsip.
Setiap kelurahan atau OPD harus memiliki map tersendiri sesuai OPDnya. Tujuannya agar pejabat yang menandatangani sudah mengetahui sebelum ditandatangan. (Redaksi)
