TIMIKA, Koranpapua.id- Pemerintah Kabupaten Mimika melalui Bagian Humas dan Protokol, Provinsi Papua Tengah melaksanakan Sosialisasi Keprotokolan, Jumat 22 September 2023.
Kegiatan yang berlangsung disalah satu hotel di Timika dibuka Dr. Eltinus Omaleng, Bupati Mimika dihadiri Kapolres Mimika AKBP I Gede Putra, Kaden Brimob Kompol Dionisius, Kepala Pengadilan Negeri Timika, pimpinan OPD, tokoh agama serta tamu undangan lainnya.
Hadir sebagai peserta sosialisasi puluhan pegawai utusan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Pemkab Mimika, tokoh masyarakat dan tokoh agama.
Firmansyah Rasyid, Kabag Protokol Kementerian Dalam Negeri dalam materinya menjelaskan, Kementerian Dalam Negeri memberikan sosialisasi manajemen keprotokolan berdasarkan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.
Dengan sosialisasi ini bertujuan agar tidak ada lagi anggapan bahwa tugas keprotokolan hanya sekedar melayani pimpinan. Namun ada banyak hal yang sangat penting diketahui oleh seorang protokol.
Protokol harus mengerti penempatan posisi pimpinan, serta konsep acaranya dan harus sesuai dengan aturan bukan atas kebiasaan dan juga karena pertimbangan pimpinan.
“Kadang kala pimpinan harus kita pertimbangkan dan kita ikuti selama tidak mengganggu hikmahnya acara. Terutama terkait dengan penempatan lambang negara dan simbol-simbol negara,” jelas Firmansyah.
Dituturkan, meskipun dalam menjalankan keprotokolan sesuai aturan, tetapi protokoler tidak boleh kaku dan harus memperhatikan nilai etika dan estetika.
Kemendagri dalam menjalankan keprotokolan memegang tiga prinsip yakni baik, benar dan indah. Dan wajib melakukan evaluasi setelah selesai kegiatan.
Menempatkan sesorang pada posisinya harus memperhatikan jabatannya, karena berkaitan dengan etika. Sedangkan keindahan terkait dengan taman, podium dan posisi penempatan tempat duduk.
Dengan demikian dalam sebuah acara tidak saja mematuhi aturan keprotokolan tetapi tetap memperhatikan nilai keindahannya.
“Kadang kita dalam membuat acara misalnya master ceremony dalam membawa acara menggunakan kalimat yang itu-itu saja. Sebaiknya harus ada kalimat lain yang muncul supaya tidak membosankan,” katanya.
Menurutnya, membuat kegiatan yang terlalu monoton tanpa ada sesuatu yang baru membuat orang bosan. Konsep acara yang berbeda dari yang biasanya membuat orang yang datang menghadiri acara seperti berefresing, dengan tetap memperhatikan nilai etika dan estitika.
“Karena memberikan kesan indah, sebab berefresing bukan saja orang harus berangkat ke Jakarta atau di tempat lain,” tandasnya.
Sesuai Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan sudah lengkap menjelaskan mulai dari orang duduk sampai pada susunan acara.
Sesuai aturan dalam susunan acara yang benar, pertama harus menyanyikan lagu Indonesia Raya ketika pimpinan tiba di tempat hanya dikhususkan kepada Presiden atau Wakil Presiden.
Setelah menyanyi Indonesia Raya MC mempersilakan tamu duduk dan dilanjutkan dengan acara pokok lainnya. Karena itu, Firmansyah mengingatkan kepada peserta harus hati-hati dalam menyusun acara.
Ia mencontohkan ajakan yang benar ketika Presiden dan Wakil Presiden memasuki tempat acara adalah hadirin dimohon berdiri, bukan hadirin dipersilakan berdiri. Masih dalam posisi berdiri langsung menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya.
Hal ini berdasarkan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 dan Nomor 9 Tahun 2010 disebutkan Lagu Indonesia Raya wajib dinyanyikan untuk menyambut dan menghormati Presiden dan Wakil Presiden.
Sementara untuk menyambut kedatangan tamu misalnya menteri, kepala daerah tanpa ada aturan yang mengatur untuk hadirin diminta berdiri.
Namun jika ada yang menyambut dengan berdiri bukan menjadi masalah, asalkan susunan acaranya sesuai aturan. Pada saat itu membiarkan para juru foto, jurnalis untuk mengambil gambar.
Setelah dilihat sudah menempati kursi, dilanjutkan dengan memohon hadirin berdiri untuk menyanyikan lagu Indonesia Raya. Selesai menyanyi baru persilakan hadirin duduk kembali dan MC membuka acara selanjutnya.
Aturan lainnya, pejabat wanita menggunakan jas tanpa dasi kecuali laki-laki dengan warna dasi apa saja sesuai selera. Tetapi bagi Bagian Protokol harus menggunakan seragam supaya membedakan dengan tamu undangan.
Ia menambah dalam acara selain diatur sesuai undang-undang, ada juga acara mengikuti berdasarkan adat istiadat setempat. Misalnya sebelum acara diawali dengan doa.
Namun doa yang dibacakan harus sesuai dengan kegiatan serta tidak boleh terlalu panjang maksimal satu menit tiga puluh detik.
Ia juga mengingatkan bahwa disebut acara kenegaraan, hanya berlaku di istana kenegaraan karena dihadiri oleh Presiden dan Wakil Presiden, sedangkan di daerah disebut acara resmi.
Tujuan adanya keprotokolan supaya acara bisa berjalan lancar dan tertib. Tugas protokol bukan pekerjaan yang mudah tetapi harus cepat merespon dalam menghadapi permasalahan.
Seorang protokol juga bisa mengambil peran sebagai MC, pembawa doa dan dirigen. Protokol juga pelayanan menerima tamu.
Peran lainnya mengkoordinasikan dalam menggunakan pakaian yang dipakai pimpinan harus sesuai dengan acara. Sistem kerja protokol tim, minimal dua orang. Sebagai cerminan pimpinan, protokol harus kelihatan rapi.
Tugas protokol simple namun salah menempatkan pimpinan sudah sangat memalukan. Untuk itu sebelum acara dimulai harus dilakukan gladi, pengecekan kesiapan tempat acara dan mengadakan rapat internal dengan panitia. (Redaksi)
